【徹底ガイド】企業における内的要因の情報漏洩のリスクと防止対策

情報漏洩のリスクは、どの企業にとっても避けられない課題です。一度でも発生すれば、信頼の喪失や事業継続の危機に直面する可能性があります。
情報漏洩は内的要因（ミス、不正、教育不足）と外的要因（サイバー被害など）の2つに分けられることが多いです。

今回は社内の内的要因に焦点を当てて、どうやって情報漏洩を防ぐか、実例を踏まえながら、効果的な防止策についてお伝えいたします。

そもそも、情報漏洩が起きうる原因       

そもそも社内で情報漏洩が起きてしまう内部的な原因は2つあると思います。
偶然が重なった悲しい事故ではなく、複雑な要因が絡み合って発生するケースです。
また、社員のちょっとしたミスや社内であるからという気のゆるみから起こってしまうケースについても解説します。

物理的な紛失や盗難

現代のビジネスマンは、以前に比べたら柔軟に動けるようになっています。
モバイルワークやリモートワークが一般的に浸透しつつある中、書類を社用の端末のパソコンやタブレットに入れて持ち歩く機会が増えています。
しかし、オフィス内での書類の放置、カフェや公共交通機関での端末忘れ、社用携帯やノートPCの置き忘れなど、が起こってしまう。利便性の向上の裏には、「物理的な紛失」や「盗難」というリスクが潜んでいるのです。

人的ミス：誤表示・誤送信などの設定ミス

仕事をする人間がミスをしてしまうこともよくあります。多いのが、メールの誤送信です。
誤った宛先への機密情報を送付したり、不適切な設定で不特定多数にデータが公開されてしまうなど、注意をしていれば防げたのに、結果、深刻な情報漏洩につながることもあります。
コピーを取るときは、どのコピーを取ったのかわかるような履歴が残る機能があるコピー機を採用するのもひとつです。

組織全体として、情報漏洩に対する意識をしっかりと持つための対策は後ほど説明します。
また、誤送信を防ぐためのシステム的な対策も必要です。

人間誰にでも、ミスはあります。完璧な人間なんていないのですから…。
改善策を検討するときに確認を徹底することを肝に銘じておきましょう。

また、紙の機密書類を別の場所に保管するために輸送したり、外部の機密書類の処理サービスを利用するときのリスクも考えておきましょう。
運搬中のセキュリティが甘いと、交通事故で車が横転し、書類が路上流出することもあります。
セキュリティがしっかりしていない業者だと、適切な処理を行わずに海外に輸出されるという可能性も否定できません。

内部不正：従業員によるデータ持ち出しについて

社内で最も警戒すべき情報漏洩の形態の一つが、内部からの意図的な情報持ち出しです。
退職予定の社員や会社に対して不満を持つ社員が、重要な顧客リストや技術情報を持ち出すケースが後を絶ちません。
社員のパソコンからアクセス権限を管理したり、定期的に監査を行うなど、時に退職が決まってから退職するまでの期間に情報を管理するプロセスを退職する本人と上司も理解しておき、お互いにチェックしたりする体制があるといいと思います。

実際に起きた情報漏洩の事例
情報漏洩の事例についてピックアップしました。内2件は紙の書類の紛失した事例です。
ペーパーレス化が進み、データの流出もニュースになりますが、紙の書類の流出経路の把握が難しいところにも注目していただきたいです。

教育サービス会社の個人情報流出事件（2014年）

日本の教育サービス企業で大規模な個人情報流出事件が発生。約2,200万人分の個人情報が外部に流出し、これが多くの家庭や企業に対する警告にもなりました。
個人情報の取り扱いの重要性と、セキュリティの強化の必要性を改めて認識させられた出来事です。
原因は子会社に勤務していた外部委託のシステムエンジニアが、業務に関連するデータベースへのアクセス権を使って大量の顧客情報を不正に外部へ持ち出していたことです。

この事件は大きく報道され、顧客の不信感を増してしまうことになり、業界全体のイメージを低下するなどの影響を与えました。
結果、社会全体でセキュリティ意識の向上につながり、他の企業や組織も自らの情報管理体制を見直す契機になりました。

IT企業で個人情報漏えい（2023年）

インターネット上でゲーム事業やサイトの運営などを行っているIT企業が、個人情報を含むファイルがインターネット上で閲覧可能な状態になっていたという事例です。
調査の結果約94万人の個人情報が閲覧可能な状態が一定期間あり、問題になりました。クラウドサービス「Google ドライブ」で閲覧範囲の設定を誤って、リンクを知っているインターネット上のユーザー全員がファイルを閲覧できる設定にしていたのが原因です。

郵便局でお客さま情報の紛失

郵便局で、個人情報含む書留・特定記録郵便物等差出票が紛失していることが判明しました。
控えの保管状況を中央郵便局で確認した際に、特定記録郵便物等差出票の紛失も発覚。捜索を行いましたが、発見できませんでした。今後は適切な再発防止策を講じるとしています。

銀行で郵便局でお客さま情報の紛失（2011年）

ある支店で一部顧客情報が流出した問題について、紙資料の持ち出しによる流出である可能性が高いと発表。流出の件数は少なかったものの、コピーされた社内資料が紙媒体として外部へ流出したことが問題となりました。
再発防止策として、情報セキュリティに係る各種ルールを見直し、守っているかの確認の再徹底と全社員向けに定期的な情報セキュリティに係る研修の、継続的実施を決定。さらに紙媒体の削減に向けた取組みも検討するという声明を出しています。

情報漏洩防止に有効な対策

情報漏洩のリスクを最小限に抑えるためには、包括的で多層的なアプローチが必要です。
以下に、企業が実践すべき具体的な対策を挙げて詳しく解説します。

書類は即時廃棄する

外部に書類を出さないためには、すぐに廃棄できる状態にすることです。
紙媒体の情報をデジタル化することで、物理的な紛失や盗難のリスクを削減できます。スキャン後は速やかに廃棄することが基本です。
紙の機密書類は単に捨てるだけでは不十分です。シュレッダーで細かく裁断したり、復元が不可能な形で処分する必要があります。
より確実な廃棄方法として、機密文書処理を専門とする業者を利用する方法が効果的です。これにより、社内でのミスを防ぎ、安全性を向上させることができます。

情報を適切に管理する

 情報漏洩防止には、知る必要のある人のみ情報を把握することを徹底させることが重要です。
社内でも情報へのアクセスを部門や職位に応じて制限し、不必要な情報へのアクセスを防ぎましょう。システム上でのアクセス権限を厳密に管理し、業務に関連する情報のみを閲覧・編集可能にする設定が効果的です。これにより、内部関係者による不正利用のリスクを軽減できます。

社員に定期的にセキュリティ研修を行う

社員間でもセキュリティに関する知識や過去の経験が異なると、危機感や重要性の認識がずれてきます。また、業務で扱う情報の重要性や異なるのでリスクの認識も変わるので、同じ認識を社内で共有する機会、例えば過去に起きた情報漏洩事件を具体的に解説しリスクの深刻さを認識させる教育が必要となります。
情報漏洩したときの影響と教訓を共有することは、危機意識を高めるうえで効果的です。

また、 実践的なセキュリティ対策を学ぶ研修を定期的に実施し、全社員が適切な行動を取れるようにします。特に、紙媒体の情報管理やデジタル化に伴うリスクについての教育は重要です。
これらの対策を組み合わせることで、情報漏洩のリスクを軽減することができます。
書類の廃棄、情報の管理、社員教育の3つの柱を中心に、継続的に取り組むことが重要です。

セキュリティボックスの紹介      

WELLでは、不要になった機密書類を「安全」かつ「簡単」に処分するサービスを展開しています。
特に注目してほしいのは、書類投入式金庫スタイルの「セキュリティボックス」です。

このボックスは、綴じ紐・ホチキス・バインダーごと投入可能で、仕分けの手間を省き、効率的な書類処分が可能です。ボックス内に設置された専用袋を取り出し、南京錠で密封施錠した状態で回収する仕組みになっています。このため、廃棄の過程で情報が漏洩するリスクを大幅に軽減します。

セキュリティボックスを職場に設置すると、機密書類の置き忘れや紛失を防止できます。
セキュリティボックスを使うことを習慣化することで、機密情報を守るために増えてしまった確認事項の簡素化も可能です。

まとめ

情報漏洩は、物理的な紛失、人的ミス、内部不正などの経路で発生する可能性があります。それぞれのリスクを最小化するためには、包括的な対策が必要です。
例えば、機密書類は直ぐにシュレッダーで廃棄処理することが基本ですが、手間や煩わしさを感じ、機密書類を放置してしまい、情報漏洩につながってしまうと元も子もありません。

企業全体で徹底したセキュリティ研究を行い、常に情報漏洩は身近にあるという意識付けが重要です。また、セキュリティボックスを導入することで、簡単かつ安全に機密書類を管理・廃棄する環境を整えることができます。