【忙しいあなた必見】デスク周りの書類整理術と快適な作業環境づくりのポイント

オフィスの自分のデスク、整理整頓されていますか？

机の上が雑然としていて、なかなか片付かない、すぐに必要な書類が出てこない、探すのに時間を取られた、誰しも一度はこんな経験をしたことがあるはずです。
煩雑なデスクだと、重要な書類を紛失してしまう大きなミスにつながる可能性も否定できません。

整理整頓は得意な人もいれば苦手な人もいると思いますが、整理整頓の仕組みを理解し、仕事をしやすい環境を整えていくことを意識して習慣化することが大切です。
今回は外出も内勤もある社員が、自分のデスクを整理整頓するメリットや具体的な整理方法などをご紹介します。
最後に整理整頓の方法は知っているけれど、忙しくて継続できないと困っている方に向けたセキュリティボックスの紹介もあります。

整理整頓が生み出すポジティブな効果    

日々の仕事に追われているとデスクにものがあふれていること、ありませんか。
整理整頓されていると効率的な作業や心の安定感、さらには対人関係や仕事の成果にも影響を与えるなど、ポジティブに働く3つのポイントがあります。

作業時間の短縮

ボールペンや書類などを探しているとき、実は意外と時間を費やしているという事実を認識しているでしょうか。オウケイウェイヴ総研（所在地：東京都渋谷区）が、2019年に全国の会社員1,000名を対象に行った「社内業務」に関する調査によると、一般的な会社員は1日平均1.6時間「調べもの」に時間を割いていることがわかりました。
日本全体で正社員の賃金から換算すると、1日当たり約1,057億円相当（※）が「調べもの」にあてられていることになります。

探しものに割く時間をもっと削減できればビジネスの生産性がさらに向上することはいうまでもありません。必要な資料や文房具をすぐに取り出せる環境は、作業時間の短縮につながります。

（※）厚生労働省「平成 29 年賃金構造基本統計調査」の、正社員・正職員の賃金 321,600 円を、厚生労働省「就業形態別総実労働時間数」の 一般労働者 168.8 時間で割り、調べものの平均時間 1.6 時間をかけ、総務省「労働力調査（詳細集計）平成 30 年」の正社員・正職員 3,476 万人 をかけて算出。 計算式：321,000 円÷168.8 時間×1.6 時間×3,476 万人＝105,762,654,028 円／日
参考：オウケイウェイヴ総研

心理的ストレスの軽減

また散らかったデスクを見ていると「イラっとする」ことはありませんか。
作業環境が認知やパフォーマンスに及ぼす影響について研究しているボンド大学のリビー・サンダー氏は、散らかった環境は「ストレス」や「不安」といったネガティブな影響を与えると指摘します。

逆に整理整頓されている空間は「心の安定」と結びつきます。
脳は元々、整った状態を好むため、周囲の環境が散らかった状態だと視覚が必要以上に刺激され、脳に大きな負担となるのです。
たしかに、子どもの頃、部屋が汚いと母親に怒られた経験が一度はあると思います。子どもたちが片づけないことよりも、部屋が汚いことがストレスになっていたのです。

セキュリティ確保に繋がる

デスクの上が煩雑だと、重要な書類が適切に管理されていない可能性があります。
シュレッダー処理をして完結していればいいのですが、書類が見つからないままだと、情報漏えいのリスクが高まることになります。
会社としては機密情報を適切に保管する環境を整えながら、重要な情報を外部に流出させないという意識を社員一人ひとりに持たせるためにも、整理整頓を働きかけていくことが大切です。

情報漏えいに対する社会の目は年々厳しくなっています。
特に大きな企業になればなるほど、1つの重大な書類の紛失が大きく報道されて企業の信頼を大きく損なう恐れがあるのです。

デスク整理を始める前におさえておきたいポイント

忙しい日々の中でも作業効率が落ちないよう、整理整頓を心がけるには習慣化するところまで落とし込まなくてはいけません。押さえておくべきポイントをいくつか紹介します。

大前提として、基本は「捨てる」こと

紙での保存が不要な書類は、ナレムコの法則に従い、思い切って処分しましょう。

ナレムコの法則とは、アメリカのNational Record Management Council、通称NAREMCO（ナレムコ）によると、事務員が見る文書の99％が、作成・収集されてから1年以内のものであるという統計です。このデータから、よく見る文書は1年以内のもので、1年を超えた文書は100回に1回しか見ないということがわかっています。

「何かあったときにすぐに対応するために取っておきたい」と思う気持ちはとてもよくわかりますが、多くの場合、「何か」はほとんど起きません。使わなくなった文書は期間が過ぎたら、捨てて大丈夫です。

平置きしない

デスクの上に書類を平置きすることは、スペースの無駄遣いになるだけでなく、書類の劣化や紛失のリスクも高まります。縦置きにすればデスクスペースを効率的に使用できます。
リング付きのファイルやキャビネットや書類立てなどを使用して、必要な書類がどこにあるか一目でわかるようにすることもポイントです。

モノの定位置を決める

使用頻度や重要度に応じて、適切な保管場所を設定しましょう。
頻繁に使用するものは手の届きやすい場所に、毎日参照しない書類は離れた場所やファイルが入る引き出しに保管するなど、合理的な配置を行うことが重要です。
また、定位置を決めたら、必ず元の場所に戻す習慣をつけることでデスクの上の散乱を防げます。

オフィスのデスクをきれいに整理整頓する3つのコツ

カテゴリー別に収納する

会社は各部署ごとに部屋を分けたり、机でグループ化しているところが多いです。
例えば、進行中のプロジェクト、参考資料、経理関係など、業務内容に応じて分類を設定します。
背表紙にタイトルを記入したラベルを貼ったり、各カテゴリーに色分けしたファイルを使用したり、視覚的にも分かりやすくすると管理がスムーズになります。

デジタル化を活用する

どうして書類がかさばるのかといえば、紙に印刷して保管や管理をしようとするからです。
ペーパーレス化が推進されている現在、書類をできる限りデジタル化することで、書類を保管する物理的なスペースを大幅に減らすことができます。

推奨するのは、書類をデータ化し、クラウドストレージに保存することです。コピー機のスキャナー機能を使って重要な書類をPDF化するのもいい方法です。
パソコンやUSBメモリにデータを保存しないため、万が一パソコンが紛失しても内部情報が流出する確率が下がります。さらにクラウド内でファイルを検索できるので、探す時間に手間を割くこともなく、必要な情報へのアクセスが容易になります。
ただ紙の原本を残さなくてはいけない書類については、適切に保管する必要があるので、取り扱いには十分に注意したいですね。

デジタル化の動きは「電子帳簿保存法」という法律ができた1998年から少しずつ整ってきました。電子取引の電子データ保存義務化は、2年間の宥恕期間を経て2024年1月から義務化されました。
日本全体で紙の保存から電子データでの保存へと移行しているため、電子データで書類を保存することを前提に業務フローを見直しした会社も多いと思います。

デスクの上には使用頻度の高いものだけを置く

デスク周りがきれいに整理整頓されていると、目の前にある仕事により集中できるようになります。
デスクの上に置くものは、日常的に使用する必需品に限定するべきです。癒されたいと好きなキャラクターの置物などを置くのは控えたほうがいいでしょう。

デスクの上には、頻繁に使うものを中心に配置。使用する機会が少ない物は引き出しにしまうなど視界から外れる場所に保管します。書類が散乱する確率が多い場合は、ナレムコの法則に従って書類を整理していきましょう。
「1年以上前に作成された書類を見返すのは1％以下」であるので、保存が必要な書類と不要な書類を分けていけば、デスクはすっきり。
古い書類を定期的に処分することで、不要な書類をデスクの上に溜め込むことがなくなり、さらに整理整頓がしやすくなります。

セキュリティボックスの紹介

社内でシュレッダー処理と比べても、投入式金庫スタイルのセキュリティボックスは、情報漏洩のリスクを大幅に軽減できる点が大きな特徴です。
その場で手元にある書類が保管が必要か否かを判断し、不要になった書類やデータ化された書類等をセキュリティボックスに入れた時点で安全に機密情報を処理できます。
ボックスの投入口には逆流防止プレートを採用しているので、一度入れた書類は取り出せない仕様となっています。綴じ紐・ホチキス・バインダーごと投入できるので、仕分けの手間もいりません。

WELLでは、回収時にボックス内に設置された専用袋を取り出して、南京錠で密封施錠した状態で車に積み、厳重なセキュリティが施された自社工場まで移送し安全に処理します。

デスク周りの整理整頓は同時に情報保護の強化にもつながります。機密情報の取り扱いを厳重に管理することで、企業や個人の情報セキュリティを高めることになり、安心して業務に集中することができますね。

書類を紙で印刷したり、保管することが多い業界では、どうしてもオフィス内で書類を整理しても、保管するスペースにも限界があります。
ここで無理をして大事な書類を紛失してしまうリスクより、多少コストをかけてでも、安全な保管庫を借りて書類を保管した方が良いでしょう。

まとめ

整理整頓されたデスクは、印象が良いだけでなく、作業効率の向上や心の安定にも繋がり、仕事の取り組み方に影響を与えます。
さらに、効率的に作業が進むことで、時間的な余裕が生まれ、さらに集中して仕事ができるようになるでしょう。

また、情報管理の面でも、セキュリティを意識した整理整頓が必要です。適切に機密書類を保管することは、情報漏えいを防ぎ、企業や個人の情報を守るために重要な要素です。

整理整頓とセキュリティの両立は、単なる作業環境の改善に限らず、業務全体の効率化や企業性向上に繋がります。
現在は電子データでもらった書類はデータで保管するように定めた「電子帳簿保存法」が施行されているので、紙で出力した機密情報は適切に処理をして、外部に情報が漏えいすることがないよう心がけていきたいですね。