会社書類の保管期間を徹底解説！適切な管理と安全な処分方法とは。

企業が取り扱う書類には、法律で定められた保存期間がそれぞれにあります。
特に経理・税務・労務関連の書類は、一定期間保存した後、適切な方法で廃棄しなければなりません。
また、社内の書類管理が適切に行われていないと、必要な書類を探すのに時間がかかる、誤って廃棄してしまうなどのリスクもあります。

保存期間を超えた書類は放置すると面倒なことになりかねません。スペースの確保だけでなく、書類をどこに保存したか把握して管理することも必要になってきます。
定められた保存期間を正しく把握し、書類を正しく分類・整理しながら、不要になったものは安全な方法で処分することが重要です。

今回は企業が扱う各種書類の保存期間を紹介するとともに、書類管​​理の方法や機密書類処理サービスの活用方法までお伝えします。

書類の保存期間が定められている理由

企業の管理・保管する書類の多くは、会社法や税法、労働基準法などの法律によって一定期間の保存が義務付けられています。
そのため、保管期間が定められていない書類以外でも、社内でルールを統一し、適切に保存することが大切です。
また、書類を保存する際は、紙・データいずれの場合も適切な方法で管理が必要になります。

こうした保存義務は税務調査や監査が入った際に、適切な証拠書類として提示できるようにするためです。
また、雇用や契約関連の書類も、万が一のトラブルのときに証拠として残しておかなくはいけないものもあります。

仮に、保存期間を守らないと、税務署や労働基準監督署などからの指導や罰則を受ける可能性があるので、適切なルールを理解し、必要な期間の保管が重要です。

保管が必要な書類の例（年数別に解説）       

書類ごとに異なる保管期間が定められています。主な書類の保管期間は以下の通りです。

10年保管が必要な書類

会社で扱う書類の中で10年保存が義務づけられている書類は、株主総会議事録や取締役会議事録があります。
経理関係では計算書類および附属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類などが該当します。

・株主総会議事録
・取締役会議事録
・重要会議記録
・満期もしくは解約となった契約書
・決算書
・貸借対照表・損益計算書などの計算書類や附属明細書
・総勘定元帳・各種補助簿などの会計帳簿や事業に関する重要書類
・株式申込簿
・株式台帳
・配当簿

7年保管が必要な書類

7年保管する書類には、取引に関する帳簿や決算に関して作成された書類などです。
なお、決算に関して作成された書類には、賃借対照表や損益計算書、総勘定元帳などが該当しますが、これらは会社法で10年の保存が義務付けられており、そちらのルールが優先して適用されます。7年の保管は個人で事業を行っている方が対象になります。

・領収書や請求書（法人税法による）
・仕訳帳・総勘定元帳（税務署の調査対応）
・給与支払い台帳（税務・労務監査対応）
・法定帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など）
・決算関係書類（賃借対照表、損益計算書など）
・現金預金取引等関係書類（領収書、預金通帳、借用証など）
・取引証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など）
・電子取引の取引情報に係る電磁的記録（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など）

5年保管が必要な書類

5年の保管が必要なものは、身元保証書や誓約書等の書類や事業報告や産業廃棄物管理票の写しなどです。

・従業員の身元保証書、誓約書など
・従業員の健康診断個人票
・契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書
・労働者名簿
・雇入れ、解雇、退職に関する書類
・災害補償に関する書類
・労使委員会議事録
・有価証券届出書、有価証券報告書および添付書類、訂正届出書の写し
・産業廃棄物管理票の写し
・産業廃棄物処理の委託契約書

保管期間が設定されていない書類の扱い

会社での書類の中には、法律で保存が義務付けられているものもありますが、すべてを保存しなければならないというわけではありません。
業種によって保存するかどうかが変わってくる書類もあります。代表的なのが、受領書です。
受領書は法的に作成が義務付けられている書類ではありません。業界によっては受領書が発行されないケースもあります。
関連する請求書や領収書などは7年間の保存義務があり、関連書類とともに7年間保管するというケースもあります。7年とまではいかないですが、一定期間保管していることが多いです。

別のケースでは、計量証明書（計量法の規定に従い物象の状態を計測し、その結果が事実である旨を明らかにする書類）です。発行する側と受領した側の保存期間が事業規定によって異なることもあります。
また、検査報告書や分析報告書・溶解処理証明書や滅失証明書・廃棄証明書など、記される内容により名称が異なるため注意しましょう。

保存期間が設けられていない書類は、会社ごとに基準を設定して管理を行います。
ただ、保存する必要のない書類をすぐに処分するのはあまり適切とはいえません。
あとでトラブルが起きることも想定して独自に保存期間を定め、一定期間きちんと管理できる状態が望ましいです。

保管期間がある書類の管理方法

先ほど紹介したように、会社法にかかわる書類は10年間、経理関係は7年、総務や人事関係は5年、他にも2年保存するものもあるので、法律で決まっている保存期間を参考に大まかに分類しておくと管理がしやすいです。
期限が近づいてきたらその度に、保管するのか、それとも処分するのかを検討します。

中には、保存しなくていいのに保管し続けている書類もきっとあると思います。社内で保管している場合、スペースにも限りがあるため、定期的に処分していきましょう。

書類のデジタル化

紙書類は印刷や廃棄時のコストが一定量かかってしまいます。2005年に施行された「e-文書法」に基づき、一定要件を満たせば、法定保存文書を含む多くの文書を電子上で作成し保存することが可能になりました。
紙の書類を電子データとして保存することで、物理的なスペースを削減できるだけでなく、ファイルを検索できるので、探す時間の短縮も可能です。外出先での紛失リスクも軽減できます。

カテゴリーごとのファイリング

電子保存が可能な書類もありますが、紙で保存している書類の割合はまだまだ多いのが現状です。
必要なときにスムーズに取り出せる状態にしておくには、法律で決まっている保存期間を参考に大まかに分類し、書類を「財務」「人事」「契約書」などのカテゴリーごとに分け、整理してから保管します。

保管方法は、法律に関するもの・期限がある書類は時系列で保管します企画書、領収書、顧客情報は細かいカテゴリで分けたり、使用頻度によってファイリングする方法もあります。また、出張申請など使用目的が明確なものは別でまとめておくと、処理する側も提出する側も便利です。
取扱説明書についても、社内で定位置を決めておき、閲覧自由にしておきます。

大量の書類を管理する場合には、ファイルの色分けがされていると一目で把握できます。
色を決めて分類したり、アルファベットや数字の順にファイルを並べたりと、各会社でルールを決めて管理しましょう。分類の基準を明確に決めて細分化しすぎないのがポイントです。

セキュリティ対策

会社で扱う帳簿書類は、紙媒体での保存が原則とされています。そのような書類は、ファイリングしたら鍵付きのキャビネット（棚）に収納します。
年度末の処理が終わったタイミングで棚を入れ替える作業を総務や経理が行っているところもあるでしょう。

第三者による閲覧や持ち出し、改ざんなどの不正を防ぐためにも、セキュリティ対策は必須です。
一部屋を保管場所にして、入室を管理したり、ICカードを利用して開錠を可能にしたり、保管部屋の鍵の閉め忘れを防ぐためにオートロック式を採用するかなど人的ミスを防ぐセキュリティ対策を考えなくてはいけません。

帳簿書類は社内の書類整理になるので、セキュリティの強化まで網羅しきれなかったり、コストをかけてセキュリティ面の強化や整備をしても、利益に直結しないので、改善が進まない中小企業は多いのかもしれません。
自社で管理するのの限界を感じるときは、割高になりますが、営業倉庫に相談するのもひとつです。

保管期間が過ぎた書類の処分方法と注意点

書類の保管期間が過ぎた後は、適切に廃棄しなければなりません。特に機密情報を含む書類は、情報漏えいを防ぐために慎重に処理する必要があります。

企業の規模によっても書類のボリュームが変わってきますが、大きな会社になると、営業倉庫と契約をして、書類保管サービスを利用しているところもあります。他社の営業倉庫のサービスに書類を預ける仕組みです。
自社で管理するときに、セキュリティ体制を自前で準備・構築する必要がなく、保管しているスペースをの有効活用ができます。
契約をすると、基本的に台帳を作成するので、欲しい書類がどの文書箱に収納されているのかも管理ができ、探す手間も省けます。

逆に保管場所までの運搬費、棚入れ費用、保管料、倉庫から必要に応じて出し入れするときや処理にも費用がかかるので、直接目に見える形でコストが発生。
書類が少ない会社では、書類を持ち運びするときのコストや処理にお金がかかる点を考慮した上で、自社で管理せざるを得ないところもあります。

安全な書類処分方法

キャビネットで保管している文書は、外部に流出する困る情報が多く含まれています。機密文書を廃棄するにあたって、適切な方法で廃棄しなくていけません。

もっとも一般的な廃棄方法が、シュレッダーです。少量であれば会社で処分できるので、会社に1台は必ず設置していると思います。
ただし、紙しか粉砕できないため、文書を留めたホチキスを外して処理しなくてはいけない機種もあります。
また、大量の機密文書を廃棄したい場合は、人件費の面からも非効率です。

大量の機密文書を処分したい場合は、専門業者に書類を回収してもらい処分することも検討しましょう。
破砕処理は業務用の破砕機で大量の書類を安全に抹消することができます。 

破砕機は、「一軸」「二軸」という二種類に分類されます。一軸破砕機は比較的異物に強い特徴があり、書類を綴じているファイルに付随した金属やプラスチックも、分別することなく一緒に砕くことが可能です。
一方、二軸破砕機はシュレッダーと同じ構造で、紙以外の異物が混入すると詰まりや故障の原因となるため、事前に紙と紙以外に分別が必要になります。
委託した業者の作業員が文書箱を開ける際に情報漏えいの可能性が考えられるので、注意が必要です。

また、製紙工場の特殊な設備を使って、書類を溶解処理し再生紙の原料として利用する方法もあります。
基本的に機密文書が詰められた箱は開封せず溶解します。誰の目にも触れることなく機密文書を処分できるため、情報セキュリティの観点からも安心です。

再生紙として利用されるため、環境にも配慮できます。ただし、この処理は依頼した業者が製紙工場に搬入します。
少量の箱を工場へ持ち込むと割に合わないこともあるので、回収された機密書類を一定期間、別の倉庫に保管するケースがあります。
一連のサービスを複数の企業で運営している場合は、保管時のセキュリティについて、厳しいチェックが必要です。

企業向け書類処分サービスの活用

いろいろとご紹介をしましたが、大量の機密書類を抱える企業であれば、書類保管サービスを要する専門業者に依頼するのが安全かつ効率的です。
そこまで機密書類の量がないけれど、定期的に回収をして、処分まで責任を持って行ってくれる業者を探しているときは、WELLに一度ご相談ください。

【箱回収サービス】
WELLでは、機密保持契約を取り交わしたうえで、専用ボックスを設置して集積された機密書類を回収します。
ボックス内の専用袋を取り出して、南京錠でしっかりと封印。車両に積み込んだ後、セキュリティ対策がしっかりと施された自社工場へと移動して、適切に処理を行います。

【セキュリティボックス】
オフィスに書類をまとめて回収できる書類投入式金庫スタイルのボックスを設置します。
外箱、内袋ともに施錠ができるため、機密書類を箱に入れて回収するまでの間も安全に保管できます。
クリップ、紙製バインダー、ホッチキスなどシュレッダーだと外してから処理しないとけないものも、そのままボックスに投函可能。処理する際には仕分けすることなく、処理が可能ですので、機密情報の処理コストを大幅にダウンできます。

ボックスの大きさは従来のシュレッダーと同様のサイズなので、新たに広いスペースを確保する必要はありません。

まとめ

会社ではさまざまな書類を取り扱います。書類によって法律で保存期間が定められているものもあり、適切な管理と安全な保管方法が求められます。
紙での保管が義務付けられている書類に関しては、社内でルールを決めてカテゴリー分けを行い、セキュリティ対策も合わせて考えることが必要です。

しかし、社内の体制をずっと変更しないで継続していくというのは、法律の改正もありますし、デジタル化が進む中で限界があります。
定期的に体制の見直しを行いつつ、処分についてはシュレッダーや専門業者のサービスを活用して、会社にとってより良い体制を整えていきましょう。