オフィスのコスト削減術｜無駄をなくし、効率的な経費管理を実現する方法

年度末が終わり新年度を迎えたオフィスは、慌ただしい日々を過ごしていることと思います。
新入社員の受け入れや人事異動などで社内のレイアウトを変えるところも多いと思います。それに合わせて経営層から「溜まった書類を整理しろ」「オフィスのスペースを見直せ」といった指示が下ることは珍しくありません。

総務や経理を担当するスタッフは、オフィスのランニングコストをどう削減するか、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
東京都内のオフィスでは、賃料や光熱費、通信費などの固定費が高騰しており、コスト削減は避けられない課題です。しかし、日々の業務に追われる中で、社内調査をして精査する時間はなかなか取れません。
そこで今回は手間をかけずに効果が期待できるオフィスのコスト削減術をご紹介します。 

オフィスの主要なコスト発生要因

オフィスの運営にはさまざまなコストがかかりますが、その中でも「固定費」が大きな割合を占めています。
企業のコスト削減を考える上で、まずはどの項目にどれだけのコストがかかっているのかを把握することが重要です。
会社の最大の固定費は、オフィスの賃料です。東京都内の企業では、賃料だけで月に数百万円～数千万円かかることもあります。

参考に東京の賃貸オフィスや賃貸事務所の仲介サービスのサイトで都内オフィスの坪単価の相場を調べてみました。

・千代田区（神田駅徒歩10分圏内で築10年程度）：約16,000円～36,000円/坪
・港区（赤坂・六本木）：20,000円～40,000円/坪
・渋谷区（渋谷・恵比寿）：25,000円～45,000円/坪　
（※2025年3月6日時点）

例えば、100坪（約330㎡）のオフィスを千代田区で借りる場合、16,000円であれば、月額160万円、36,000円であれば、360万円もの賃料が発生します。
これだけ賃料を支払っているのであれば、社内の空間は有効に使いたいものです。
しかし、「オフィスのスペースを有効に活用しているか」と問うと自信を持って「YES」とは言えない事情があります。

オフィスの中でも意外と場所もコストもかかっているのが、書類の保管スペースです。
都内で書類の保管スペースを別途借りるとなると賃料が高いため、郊外の一室を書類置き場として賃料を支払っているケースもあります。

期限切れの書類をまとめて処分するメリット

オフィスの地下や郊外の部屋に、何年も開かずのまま放置された段ボールはありませんか？これは多くの企業で見られる光景です。
毎月大量の書類を処分しなくていけない会社では、外部の倉庫に重要文書を運び、安全に保管して管理する書類保管サービスを利用していると思います。
しかし、100人未満の中小企業では、経理や業務書類を「とりあえず段ボールに入れて保管」というケースがよくあります。
その段ボールに入った書類は一体何年前のものなのかを把握しているのかどうか曖昧です。

財務処理に関する書類の保管期限は原則7年～10年とされています。
それを超えた書類は基本的に不要なはずですが、書類を段ボールに入れたまま倉庫の片隅に置きっぱなしにしていないか、今一度点検してみてください。

自宅で読み終わった雑誌や本を段ボールに入れたまま、処分するタイミングを逃して「なんとなく保管し続けている状態」になっているのと同じように、オフィスの書類も「捨てるタイミングがなかった」ために無駄なスペースを占領し続けているのです。
最も見過ごされがちなのが、そのスペースに毎月賃料を支払っているという事実。忘れてはいけません。

保管スペースの削減でどれくらいのコスト削減につながるか

保管スペースにある書類になかなか手を付けられないという企業も多いので、保管にどれだけの賃料を払っているのか、実際に計算してみましょう。

書類保管スペースのコスト試算（都内オフィスの場合）

例）千代田区のオフィスで、6畳（約10㎡）の部屋に段ボール300箱を保管
千代田区の平均坪単価15,300円で計算すると：

【月額賃料の計算】
15,300円 × 3.03坪 ＝ 46,359円（最安値）

【年間コスト】
46,359円 × 12ヶ月 ＝ 約55.6万円

【段ボール1箱あたりの年間保管コスト】
556,308円 ÷ 300箱 ＝ 約1,850円/箱

ただ書類を置いているだけで年間約55万円ものコストがかかっているということになります。
一番安い坪単価で計算したので、実際はもっとコストがかかっていることが容易に考えられます。
オフィスのスペースを有効活用するためにも、不要な書類の処分を定期的に実施することが重要です。

空いたスペースは有効活用

書類を置いていたスペースがなくなれば、単にスッキリするだけでなく、その空間を別の目的で活用できる可能性が広がります。
例えば、社内のミーティングスペースやリモートワークで特定の机を持たない社員の作業エリアに変更するなど、活用方法は無限です。
また、オフィス移転のときに、コンパクトなオフィスを選ぶことで、さらに賃料の削減につながります。

書類整理で業務効率もアップ

社内でもよく発生する「この書類、どこにある」問題。整理されていない書類が大量にあると、探すのに時間がかかりませんか。
期限切れの書類を処分することで、「どこに何があるか」を把握しやすくなり、無駄な時間を削減できます。
別の場所に書類を保管していると、保管先まで移動する交通費や本来の業務以外の作業時間がかかってしまいます。賃料以外にも労力を使うことになるのです。

書類を処分するための効率的な整理・管理のポイント

書類の整理をしようと思っても、「どこから手をつければいいかわからない」と後回しにしてしまうことも少なくありません。
スムーズに書類を処分するためには、ルールを決めて定期的に実施し、必要なものだけを適切に管理することが大切です。
効率的に書類を処分し、オフィスのスペースを有効活用するための3つのポイントをご紹介します。

処分ルールを決める・定期的に行う

書類を効率的に整理・処分するためには、「捨てる基準」を明確にし、定期的に実施する仕組みをつくることがポイントです。

・ 捨てていい書類と捨ててはいけない書類を明確にする
・ 処分する頻度を決め、定期的に実施する（例：決算後、年度末など）
・ 回収から処分まで一括で任せられる機密文書リサイクルサービスを利用する

大量の書類を抱えてしまうと一箱ずつ開けて何が入っているかを確認したり、紙と紙以外のものを分別したりするのが大変で、作業が滞ることがあります。その場合は、専門業者に一括処分を依頼するのも効果的な方法です。短期集中でまとめて整理したいときは依頼をした方がいいでしょう。

オフィスのスペースを有効に活用するためにも、処分ルールを明確にし、定期的に書類整理する習慣を社内で意識づけることがポイントです。

保管年数を確認し、必要なものだけ残す              

すべての書類を長期間保管しておくと、スペースを圧迫し、必要な書類を探すのも一苦労です。
書類には「保存すべき期間」が決められているため、それを超えたものは積極的に処分しましょう。

主な書類の保存期間の目安

・会計帳簿・決算関連書類 7年～10年（法人税法）
・契約書・重要取引書類 5年～10年（民法）
・人事・労務関連書類 3年～5年（労働基準法）
・社内報告書・一般業務資料 1～3年（必要に応じて電子化）

保管年数が過ぎた書類は破棄するとルール化したり、ファイルや段ボールに「破棄予定日」を記載しておくなどして、保管書類を定期的に見直し、不要なものを削減する努力が必要です。
「いつか使うかも」と思って書類を保管し続けると、オフィスのスペースがどんどん圧迫されていきます。必要な書類だけを残し、古いものは適切に処分しましょう。

書類処分の負担を軽減！箱に詰めるだけの回収サービス

機密文書を安全に処分するために、をセキュリティがしっかりした専門業者の箱回収サービス活用するのもおすすめです。

機密文書を処分する際に気になるひとつが、情報漏洩のリスクです。
必要なときにすぐに機密情報が抹消できますが、大量の書類をシュレッダーにかけなくてはいけないときは、手間がかかります。
シュレッダー処理では、細かく裁断されてもいるものの、裁断された紙片はリサイクルには不向きで焼却処分されることが多く、環境への配慮を考えると負担が大きいです。

WELLの箱回収サービスは、徹底したセキュリティ対策を実施しています。箱は未開封のまま粉砕機で処理。大量書類を一気に不定形に細かく情報を粉砕するので情報を判別できないレベルになります。機密保持契約を締結するので、安心・確実に機密文書の処分は任せてください。

オフィスでは不要な書類を箱に詰めるだけ。ホチキスやクリップ、金具付きファイルなどの仕分けをする必要はありません。そのまま会社にあるダンボール箱に入れておけば大丈夫です。
業務の負担は最小限におさえられるでしょう。​​さらに、回収された書類はリサイクルされるので環境にも優しいです。

WELLの箱回収サービスは業界最安水準！

機密文書をダンボール箱で回収するときの相場は、通常1箱あたり1,500円～2,500円ですが、WELLなら、業界最安レベルの1,100円からとなっています。機密抹消証明書発行手数料も含まれています。

「一気に片付けたい」「定期的に処分したい」など、会社の状況に合わせた対応が可能です。（ダンボール箱サイズは3辺合計140cm以内を想定）

日常的に発生する書類をコンスタントに処理したいときは、セキュリティボックスの利用も検討することをおすすめします。

まとめ

オフィスのコスト削減を進めるなら、まずは不要な書類の整理から始めるのが効果的です。
書類を保管しているスペースにどれだけのコストが発生しているのかを試算し、定期的な整理・処分を習慣化することで、オフィス空間の効率化につながります。
個人情報や機密情報が記載された書類を安全に低コストで処分したいと考えているのであれば、箱に入れた書類を専門業者に回収してもらうことで処分の手間を最小限に抑えることができます。
この機会に、書類をまとめて整理して、オフィスの書類管理をスムーズにするための一歩を踏み出してみませんか。