【リモートワーク】実は危険な自宅での書類処分｜プロに任せて安全な処理を

新型コロナウイルスが流行した2020年を機に、リモートワークが急速に浸透していきました。
突然の緊急事態宣言を受けて、急遽やむを得ず、会社の書類を自宅に持ち帰って仕事しなければいけなくなったという方も多いことでしょう。

ですが、

• 重要書類を自宅のどこで保管したらいい？
• 自宅で書き損じた契約書や試し刷りした提案書はどのように廃棄すべき？

こうした疑問に対して、明確なルールがないまま、現在でもリモートワークで社員に書類仕事をさせている企業も多いのではないでしょうか？

リモートワークは、時間や場所にとらわれずに仕事ができる一方、機密文書を社外に持ち出すことで情報漏洩リスクが高まるのも事実です。

リモートワークが定着し、情報セキュリティへの意識が緩みつつある昨今においては、これまで以上に厳重なセキュリティ対策を講じる必要があります。

この記事では、自宅における重要書類の取り扱いや適切な処分方法について解説します。

リモートワークでの書類の取り扱い方

会社の目が届かないリモートワークでは、書類の取り扱いが個人の裁量にゆだねられてしまうため、情報管理がおろそかになってしまうことが危惧されます。
また、在宅勤務の場合には、オフィスとは違って、社員の家庭環境が仕事のリズムや作業環境に大きく影響することから、不注意による情報漏洩には気を付けましょう。

些細な認識のずれや怠慢がトラブルのもとになりかねません。リモートワークを行う際には、社内で規定されたルールを順守し、適切な書類の取り扱いを心掛けましょう。

そもそも自宅には持ち帰らない

機密文書の中でも特に重要度合の高い書類については、そもそも自宅に持ち帰らない。
つまり、社外に持ち出さないことが大原則となります。

適切な管理場所がなく、家族が容易に閲覧できてしまう自宅では、プライベートな書類に紛れ込んでしまったり、家族が誤って捨ててしまったりするケースが多く見られます。そもそも帰宅途中に置き忘れてしまうリスクも少なくありません。

このような情報漏洩や紛失のリスクを回避するためにも、機密文書の持ち出しは必要最低限に留めておきましょう。

やむを得ず自宅に持ち帰って作業しなければならない場合には、以下の章で解説する2つに注意しましょう。

• 書類の持ち出しのルールを決める
• 自宅では処分しない

それぞれ解説します。

書類持ち出しのルールを決める

やむを得ない事情により社外へ書類を持ち出す際には、明確な社内ルールを設けることが不可欠です。

書類を持ち出した社員が分かるような管理表の作成や、書類を自宅以外で使用しないなどといったルールを決めて、社外でも厳格なルール順守を徹底させましょう。
その際には、「書類の漏洩によるリスク」を社員に周知し、ルールが形骸化しないよう注意が必要です。

自宅では処分しない

書類を持ち出した場合には、社外では絶対に処分させないことも重要です。
自宅にシュレッダーを持っている社員もいるでしょうが、必ず会社に持ち帰ってもらうことを徹底しましょう。
実際に、「従業員が自宅に持ち帰った重要書類を一般ゴミとして廃棄してしまった」という事例もあります。

出典：従業員が個人情報を自宅の一般ゴミに廃棄

社員の自宅が離れているなど、会社に持ち帰るのが困難な場合には、機密書類処理の専門業者に委託して書類を回収してもらうというのも一つの方法です。

私たちWELLでも、企業はもちろん、個人向けの書類回収も行っています。
専用車両による回収以外にも、回収量が少ない場合には、直接の持ち込みや宅配便での郵送も受け付けていますので、お困りの際にはご相談ください。

社内での機密書類の処分も注意

社外へ持ち出した書類を社内で処分する際にも注意が必要です。

機密文書を処理する場合、代表的な方法は以下の3つがあります。

1. オフィスシュレッダー
2. 溶解処理
3. 破砕処理

自社で処理する場合には、シュレッダーで廃棄するのが最も一般的です。
しかし、大量に書類がある場合には、シュレッダー処理は社員への負担が大きく、人件費もかかるため、実はコストパフォーマンスが良いとは言えません。

また、シュレッダーで裁断した紙を資源ゴミとして扱わない自治体もあり、環境への負荷も大きい処理方法です。

これらを考慮すると、外部サービスを利用した溶解処理や破砕処理の方が、コストパフォーマンスにも優れ、環境負荷も少ない処理方法であると言えます。

さらに、外部サービスを利用する場合には、セキュリティ体制の整った事業者を選定することも重要です。
私たちWELLでは、回収から運搬、情報を抹消して紙片として破砕処理する工程まで、仲介業者を挟むことなく、自社で一貫して行っています。

さらに、WELLが提供する専用の回収ボックスは、日々発生する不要な書類を入れるだけと、社員への負担も最小限に抑えることができます。回収ボックスで集めた書類は、開封せずに処理するため、セキュリティ面においても安心です。

WELLの書類回収ボックス

また、WELLが行う機密処理は、破砕処理と溶解処理を組み合わせた方法です。
WELLでの破砕処理を経た書類は、製紙メーカーで溶解処理しています。書類を判読不能にしてから溶解処理施設に運ぶため、運搬や保管時の情報漏洩のリスクを解消し、安全面の強化を実現しています。

WELLの機密書類リサイクルについては、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
機密文書の溶解処理サービスはセキュリティで選ぶ｜見落としがちな回収・保管方法

まとめ

以上、リモートワークにおける書類の取り扱いや処分について紹介してきました。

機密情報の漏洩を防ぐためには、社外に機密書類を持ち出さないことが原則です。
やむを得ず自宅に持ち帰る場合でも、自宅では処理せず、必ず社内へ持ち帰って処分しましょう。

社内へ持ち帰れない場合には、書類処分専門業者に委託するという方法もあります。
リスク回避のためにも、会社の目の届かないところで社員に処分させないことが重要です。

そして、社内で機密書類を処分する場合においても、機密性や安全性の高さを考慮して、適切な処分方法や事業者を選定することも忘れてはいけません。

「自社にはどのような方法が合っているかかわからない」という方は、私たちWELLまでお問合せください。お客様に合った最適な方法を提案いたします。