テレワーク中の企業が行う機密情報の取り扱いと対策について
株式会社WELL（ウェル） 営業部
コロナをきっかけに働き方にも変化がありました。
勤務形態としてテレワークを容認している企業が増えています。どこでも仕事ができるという点では、子どもが体調を崩したときに自宅で仕事ができる、大雨や台風などの自然災害で交通機関が乱れてしまい、帰宅が困難になることを回避できるなど、利点はあります。
しかし、場所を選ばずに仕事ができるということは、会社の機密情報を持ち歩く可能性があるという事実を忘れてはいけません。データや紙に印刷して持ち出すことができる機密情報。
テレワークが普及している現在、企業が抱える新たなセキュリティ課題が出てきています。データの流失などどんな話題が出ていても機密情報と密接に関係しているのが「人」です。
今回は、企業が取り組むべき機密情報の取り扱いについて考えます。
テレワークで考えるべき新たな機密情報の取り扱いについて
コロナの影響でテレワークを認める会社も増えました。テレワークは働き方の多様性を認め、従業員の働きやすい環境を作る勤務形態として非常に有効ですが、オフィス外での労働には、情報漏えいや端末のウイルス感染といったリスクが伴うことを忘れてはいけません。
テレワーク時の機密文書の取り扱いについて
コロナ禍では外出禁止令がでていたこともあり、テレワークが推奨され、オンラインで会議を行うなど環境が飛躍的に進化しました。しかし、場所を限定せずに仕事ができるということは、社外に会社の機密情報を持ち歩く状況を作り出しているとも言えます。
セキュリティ面のリテラシーがそのまま企業の信頼性に繋がるため、機密文書の取り扱いについて野放しにしていてはいけません。
社外で機密情報を取り扱うとき
社外で機密情報を取り扱うときは、「セキュリティガイドライン」を設けて、オフィス外からのアクセスや、Eメールの送受信などに関する制限をしたり、顧客との打ち合わせで発生するデータや端末の持ち出しの手続き方法を明確にするなど決めていきます。
次に具体的な行動ルールの策定です。紙ベースの資料の持ち出しはどうするか、自宅における作業環境（ネット回線等）、会社から支給されたPCでの作業にするのであれば、保管や管理方法、休憩中のPCの取り扱い、オフィスから持ち出すときのPCの管理体制などが挙げられるでしょう。
また、ソフトの部分でもアプリケーションのインストールの可否や条件をつけたり、クラウド使用のルール、機密性が求められる電子データの保存の仕方、パソコンやタブレット端末にウイルス対策ソフトを導入するなどを取り決めることで、テレワーク中も安全に機密情報を使って作業に取り組めるようになります。それと同時に情報資産の管理に責任を持つという意識を養うことが大切です。
機密情報を社外へ持ち出す際のポイント
複数人が複数の場所で作業する際は社内でルールを決めておくことが必要不可欠です。
具体的には、会社の書類を誰が持ち出しているか管理表をつけることや、自宅やシェアオフィスでの取扱い方法を決めて遂行します。テレワーク中でも社外であっても、ルールをメンバー間で共有しチェックが可能な体制にしておきましょう。
また、紙からデータに移行をしておくことも大切です。テレワークが増えると同時に電子化を進める企業も増えています。しかし実のところは紙と電子データとが混在している状態が続いているのではないでしょうか。今後、会社とテレワークの併用が定番になる可能性を考えると、仕事をどこでも円滑に効率良く遂行するためには、データの一元管理は有効な手段です。
社外へ機密情報を持ち出す一番の懸念材料は、帰宅や移動の途中で紛失してしまうことや盗まれてしまうことのリスクです。紙の書類であろうと、電子データであろうと紛失しやすいので、機密情報を安易に社外に持ち出さないことがリスク回避となります。
パソコン内に機密情報を一切残さないようにし、クラウド上に上がったデータを取得して作業する形を取る、パソコンにUSBを差し込んだらログを取る、メールに添付するファイルはPDFに限定し、改ざんされるリスクを軽減するなど、データで流出されない方法をそのときどきで徹底。もっと厳しいところですと会社の出口で抜き打ちで荷物検査を実施している会社もあります。
退職者によるデータ流出が増加
実は見落としがちなポイントとして、前職の会社で持ち出した情報を使って悪用されるケースがあります。2021年3月に公表された情報処理推進機構（IPA）による「企業における営業秘密管理に関する実態調査2020」によると、企業の情報漏えいルートとして最多であった誤作動が2016年と比べ減っていることがわかりました。代わりに中途退職者によるデータ持ち出しが急増しています。
実際に、競合会社への転職の際に情報を流出させたケースや海外企業とのSNSを通じたやり取りの中で営業秘密を流出させたケースなどが大きく報道されました。
仮に悪質な意図がなくとも、退職者の情報セキュリティへの意識が低く、内部情報を持ち出したり、漏えいさせてしまったという事実が公表されれば、漏洩させたのが元社員であったとしても、賠償の責任を負うのは情報元の企業であることが多くなっているので注意が必要です。
秘密保持契約書を有効に利用・退職時にもう一度書かせる
一般的に入社時に秘密保持契約書を書かせる会社は多いと思います。秘密保持誓約書を提出することで、「情報の持ち出しが禁止されている事を知らなかった」などの言い逃れができないよう、先手を打てます。
入社時の秘密保持契約書は在籍中に有効な契約書になるので、退職者が次の転職先で情報漏えいして、転職先の会社から訴えられるようなケースを防ぐためには、退職時にも改めて秘密保持誓約書を書かせることで有効な手段となるでしょう。
その際には、秘密保持義務の対象となる情報が記録された資料や記録媒体の返還や電子データの消去、書類の処分を退職日まで行うなど、具体的な対応を盛り込んでおきましょう。
また、退職者による顧客の引き抜き行為を防止するための誓約書を別途作成することも、退職者に義務を果たさなければいけないと意識づけられます。
従業員の退職前の期間は機密情報がある施錠区域へ入室できなくしたり、秘密情報へのアクセス権限などを削除するといった対策も効果的です。
これまで挙げた対策以外にも、日頃から従業員と信頼関係を築くために努力することも欠かせません。従業員との良好な関係こそが最大の抑止力となります。
機密情報を破棄するときの注意点
紙で管理している書類を利用した後、オフィスならその場でシュレッダーをかけて処理できますが、在宅で仕事をする場合はみなさんはどうしていますか。
自宅にシュレッダーを各自で設置するには限界がありますし、シェアオフィスやコワーキングスペースの場合、シュレッダーがある店舗もありますが、不特定多数の人ができるところで共通のシュレッダーを使用するのは不安が残ります。
テレワーク中に書類を管理するときは鍵付きの保管庫に入れておくのがベストです。しかし、保管庫を準備するというのはコスト面でもハードルが高く、廃棄するまでのタイムラグが長くなる点もリスクになります。
テレワーク中の対策としては中長期的にみると電子化を進めることが最も安全なのかもしれません。書類を電子化することでセキュリティ対策を強化でき、リスク回避につながります。一度データへの移行戦略も立ててみると良いでしょう。
今のところは、テレワーク時に使って不要になった書類は保管しておき、出社の際にまとめて廃棄するといった方法を取るのが手堅い方法です。また、退職時の機密文書や、紙に出力して保管されている会社もまだまだ多いと感じます。
機密文書が不要になった際はシュレッダーの処理や信頼できる廃棄サービスの利用がおすすめです。
高いセキュリティ性で機密文書を安全に処理
株式会社WELLは、ビジネスの中で廃棄される機密書類を回収・処分・リサイクルする企業です。
特長は以下の3つです。
①とにかく書類の処分が簡単
いちいちホチキスやクリップ、金具付きのファイルから書類を外す必要はありません。
書類の選別などは従業員の人件費がかかることになります。単純に1人の従業員が1日15分の作業時間をかけたとして、計算すると1ヶ月で約5時間。書類が増えると必要な人数も増えることを考えると、書類の処分のために時間と人件費かけるよりは、処分したい書類をそのまま箱に入れるというシンプルな作業で完結するので魅力的です。
②一度に大量の書類を処分できる
いつでもオフィス内で機密抹消処理が完結できると安心できる点は大きいシュレッダーですが、少量ごとにしか処理できません。一方、会社常設の「セキュリティボックス」を導入すると、1ボックスあたり50キロの処分が可能です。シュレッダーは購入時、複数台購入するところも多いと思います。機械なので定期的に買い替えが必要ですし、故障したときに備えて保守サービスなどにも加入するので、コストがかかります。
セキュリティボックスの本体価格は9万円となっていますが、1度購入いただくと10年間は大きなメンテナンスに費用もかからずに利用可能です。コストを抑えるという意味では、本体価格や耐用年数を考えると、経済的にも優しいといえます。
③セキュリティ面でも安心
強力な破砕機によって、紙を判別不能なレベルで破砕します。シュレッダーよりも確実に機密情報を残さずに処分が可能です。また、回収した箱は一度も開封せずに即日処理するため、書類が人の手に触れることないので安心です。
詳しくはこちらをご覧ください。
まとめ
テレワークの普及に伴い、企業が抱える機密情報管理の課題と、それに対応する従業員教育の重要性を中心にまとめました。テレワークは従業員に柔軟な働き方を提供する一方で、情報漏えいや端末のウイルス感染といったリスクも考えられます。
社外で機密情報を取り扱う際は、セキュリティガイドラインの整備や適切な管理方法を社内で統一し、共有することが必要不可欠です。
また、情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためには、従業員に対するセキュリティ研修や具体的な行動ルールの策定をし、それぞれの意識を向上させることが不可欠です。
ここ数年で退職時の機密情報管理や書類の破棄についても、厳格なルールとセキュリティ対策が求められるようになりました。企業はデータの電子化を進めるだけでなく、信頼できる廃棄サービスの活用を進めることが求められています。
もしも、機密書類を廃棄したいときは、私どもがお客様の課題を効果的に解決いたしますので、ぜひご相談ください。
株式会社WELL（ウェル） 営業部
ビジネスの中で廃棄される機密書類や、不要になった古紙などを、迅速な回収、安全な再資源化を行なう機密書類処理のリーディングカンパニーの営業部です。
