「シュレッダーの故障？」慌てる前に見るべきポイントと、修理に出す前に知っておいて欲しい新常識

機密書類を社内で処分したいときには欠かせない業務用シュレッダー。
家庭用のシュレッダーと比べると、耐久性の高さが特徴ですが、使い方を誤ると簡単に故障することもあります。

今回は、シュレッダーに関するトラブル別にチェックすべきポイントをまとめてご紹介。
社内の機密書類の処分については、シュレッダー一択と考える企業さんも多いと思います。
しかし、プロの機密書類処分サービスの利用で、経費削減につながる可能性があるということも合わせて考えていただけると、シュレッダーを修理に出すときや買い替えのタイミングで検討するときの参考になるかもしれません。

よくあるシュレッダートラブルと対処法

社内に設置してあるシュレッダー。トラブルに見舞われたことありませんか。
シュレッダーが動かない、切れが悪くてシュレッダーをしている意味がないときや、逆に書類はないのに機械の稼働が⽌まらないなど、トラブルが起こることがあります。
落ち着いて対処できるよう、社内でよく起こるシュレッダートラブル6つと対処法をご紹介します。

紙詰まりを起こした（細断中に紙が⽌まった)

シュレッダーで物を細かく断ち切る細断中に紙詰まりを起こしてしまう、これが一番多いトラブルです。

3つの手順で紙詰まりを取り除きましょう。

1. シュレッダーの「逆回転」ボタンを押して、投⼊⼝から出ている書類を取り除く
2. シュレッダーの「正回転」ボタンを押して、中で中途半端に残った細断くずをしっかりとダストボックス内に落とす
3. 2つの作業で症状が改善されないときは、シュレッダーのダストボックスを取り外して刃の部分に残っている細断くずをピンセットなどで取り除く

※このとき、刃でケガをしないように軍手を使うなどしてください。また、刃から細断くずを取り除く前には必ず電源を切り、コンセントから電源ケーブルを抜いてから作業を行いましょう。

もし、上記の方法で紙を取り除けない場合は、専門の業者に連絡しシュレッダーをみてもらうことになります。シュレッダーが故障する原因の「紙詰まり」によるものがほとんどです。その割合はシュレッダーの故障の中でも約8割を占めるといわれています。 

シュレッダーごとに定められている定格細断枚数を超えて紙を投入していませんか。
また、折れ曲がった紙を投入して厚みが増してしまうことにより発生します。
普段からシュレッダーに入れる枚数を少なめにするなど、長く使える努力というものも必要です。

紙が切れない、つながっている

細断後、書類が切れずにつながってダストボックスに入ってしまうことが続くときは細断くずが刃に残っているため、書類全体に刃が当たらなくなってしまい、つながって切れていないという可能性があります。
刃のすべりを良くして、刃に残る細断くずの量を減らすには、専⽤メンテナンスオイルの利用が効果的。定期的にオイルを注入することで、紙詰まりも起こりにくくなります。

オーバーヒートランプが点灯している

シュレッダーを連続して使うと、稼働中に機械自体が熱を持ち、故障の原因になります。
故障を防ぐために、各シュレッダーで「定格時間」という連続で使⽤できる時間が決まっているのです。

温度計のようなマークの部分、オーバーヒートランプが点灯している場合、電源を切りコンセントを抜いた状態で時間をあけてください。
休止時間は機種にもよりますが、1時間程置いてから作業をするように推奨している機種がほとんどです。シュレッダーに付属している取扱説明書を確認し、適切に使いましょう。

毎日のようにオーバーヒートを起こす場合は、60分、90分といった長時間使用できる機械のモデルもあります。買い替えを検討するのもひとつですが、代替案として、後述の「セキュリティボックス」も検討のひとつに入れてもらえるといいでしょう。

ゴミ捨てランプが点灯している

シュレッダー内のダストボックスにある細断くずが⼀定の量を超えると「ゴミ捨てランプが点灯」します。そんな時は、ダストボックスの細断くずを捨てれば大丈夫です。
もし、ゴミを捨ててもランプが消えないときは、ホコリや紙くずが付着して誤作動を起こしていることがあります。ダストボックスを取り出して、センサーのレンズ部分は綿棒を使ってホコリや紙くずを取り除きましょう。

ときには、ゴミ袋をゴミとして誤認識してしまい、動き出してしまうケースもあるため、ゴミ袋を取り外して症状が改善するかどうかも確認ください。

ダストボックスの中の細断したゴミは、日によって何度も交換しなくてはいけないことがあります。
ゴミを捨てに行く手間を感じているのであれば、後述の「セキュリティボックス」や機密書類の箱回収サービスを導入も検討していただけると嬉しいです。

半ドアランプが点灯している

シュレッダーの機能上、「インターロック」といって、ゴミ捨て中に誤ってモーターが回転しないように、ダストボックスが設置されていない状態ではモーターが動きません。
インターロックが解除されていないときは、「半ドアランプ」が点灯します。半ドアランプが点灯したら、以下のポイントをチェックしましょう。

・ダストボックスをセットし直す
奥まで入れたつもりでも、しっかりと奥まで押し込まれていないことがあります。 ダストボックスを取り出してから再度奥までしっかり押し込みましょう。

・ゴミ袋を挟んでいないか確認する
ゴミ袋がダストボックスを閉めるときに挟まってしまうと、ダストボックスがきちんと奥まで押し込まれず、インターロックが解除されないことがあります。ゴミ袋がゆるんでいないか、はみ出していないかを確認しましょう。

モーターの回転が⽌まらない

センサーが紙を検知するとモーターが回転し、紙を検知しなくなると、モーターが停⽌するオートスタート、オートストップ機能のあるシュレッダーがあります。
このタイプのシュレッダーは、センサーにホコリや紙くずが付いてしまうと、紙を⼊れてない状態でもモーターが回転するケースがあります。この場合は細断センサーが誤作動を起こしている可能性があるため、必ずシュレッダーの電源を切って、メンテナンスオイルを使って刃の手入れをしたり、細断センサー部のレンズ部分を綿棒などで掃除をしたりしてみましょう。

また、ダストボックスの袋で反応してしまうこともあるので、ゴミ袋を外して改善するかも試してみるといいと思います。細断くずは静電気によってダストボックス内のいろいろな場所に付いたままになっていることがあるので、定期的に静電気除去シートを使って、細断くずが張り付かないように心がけることもポイントです。

どうしても直らない場合

上記のトラブルで試してみたものの、直らない場合は保守サービスを利用して担当者にきてもらったり、メーカーに問い合わせをして、修理へ出したりと、時間も手間もかかります。
グレードの高いシュレッダーに買い替える方法もありますが、お金をさらにかけて解決することなのでしょうか。

そもそもシュレッダーはコスパとタイパが悪い

シュレッダーですが、購入時に、本体費用、保守サービス、買い替えのときの処理費、そしてシュレッダーを動かす人件費を考えると、どれだけの費用がかかっているのか考えたことはありますか。
実は、シュレッダーには見えないコストがかかっているのです。
シュレッダーとセキュリティボックスを利用した際のコストの比較をご覧ください。

シュレッダーだと毎月かかってくる保守サービス費用や人件費。
こちらをセキュリティボックスにすると抑えられるという点は大きいと思います。
WELLの機密書類処分サービスを利用することで、年11万円以上の経費削減も可能となっています。

また、最近注目されている「タイムパフォーマンス（タイパ）」。
短い時間でどれだけの効果・満足度を得られるかという視点です。シュレッダーに通して細断するとき、

・ホッチキス、クリップ、チューブファイルと書類を分離する時間
・デスクとシュレッダーの往復する時間
・ゴミ袋を交換して、定期的にゴミを捨てに行く時間
・前述の紙詰まりや、不純物の除去といったトラブル対応の時間
作業を中断したり、予定していた業務の時間が削られるといった側面があります。

本来の自分の業務にもっと集中できるように環境を整える一環として、自社でシュレッダーを使った書類を処分するという方法以外に機密書類処分サービスという、機密書類の処分を専門業者に委託するサービスを利用するという選択方法があります。

機密書類処理サービスという選択肢

機密書類の処分を専門業者に委託するサービスは、企業にとって重要な情報が記載されている機密文書が漏えいしないように、安全かつスピーディーに処分します。
シュレッダー使用について、先ほどコスト面とタイパについて説明しましたが、他にも注意しなくてはいけない点があります。

例えば、自分がシュレッダーを利用したいタイミングで、他の社員がシュレッダーを使用していた場合や、機械メンテナンスのため使用が中断していた場合、一時的に機密書類を含めた紙類は、そのままデスクに置いて待機する時間が出てきます。
そのうち、ついそのままにして、会議で離籍したり、退社したりして、社内での漏洩リスクを高めているケースがあります。

その点、セキュリティボックスは、いつでも外からは見えない箱の中に書類を投入するので、手軽さがありますし、前述のリスクも軽減できます。
社員の労力や時間などの「見えないコスト」の削減をしつつ、大量に書類を処理するときや、情報漏洩のリスクも回避したいときは、私たちのような専門の処理業者への委託がおすすめです。

セキュリティボックスの紹介

WELLのセキュリティボックスは、書類をポストのように投入式していく金庫スタイルです。
お客様のオフィスの一角に設置します。機密書類かどうかの仕分けをすることなく、書類をポストのように投入式していく金庫スタイルのボックスです。最大50キロの処分が可能。

書類は回収ボックスにまとめて入れるだけ。もちろん、綴じ紐・ホチキス・バインダーも一緒に投入できます。回収時はボックス内に設置された専用の袋を取り出して南京錠で密封施錠した状態で回収します。

機密情報が含まれた書類があることが前提なので、セキュリティ面も回収から処理まで一度も開封せずに処理場まで運ぶので安心です。

回収した書類は、大型破砕機を用いてばらばらに砕き、解読できないレベルにします。
このときに書類に付属した金属やプラスチックなどをまとめて砕きます。細かく破砕した紙をプレス機で押し固め、専用の搬出車を使用して、製紙メーカーへ納品。新たな紙製品へと生まれ変わるため、環境にも優しいです。

年末年始に大量に書類を処分するときや、オフィス移転に伴う引っ越し作業で出た大量の書類をお引き受けすることもできますので、お困りの際には、ご相談ください。

まとめ

シュレッダーで細断する作業は、本来の業務に付随してくる作業です。
書類の仕分け作業やシュレッダーのメンテナンスにかかる時間を考えると、煩わしい作業はプロに頼んで、本来の自分の業務に集中する体制を考えるのも一つかもしれません。
大きな投入口でクリップ・バインダー・クリアファイルごと投入可能。環境にも優しいです。

コスト的にも、年間10万円以上も削減できる可能性もありますので、シュレッダーの買い替えを検討するタイミングで見直した方がいいかもしれません。